各分院：
按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》及《嘉興職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》的要求，各分院應(yīng)于2010年寒假前將2009學(xué)年度所形成的教學(xué)檔案整理歸檔。請(qǐng)各分院依據(jù)學(xué)院文件材料歸檔范圍、教學(xué)檔案管理歸檔范圍進(jìn)行檔案的收集、整理工作，需移交學(xué)院檔案室教學(xué)檔案預(yù)歸檔（收集、整理、分類、編號(hào)、目錄錄入）后，填寫移交目錄清單，清單一式兩份，辦理移交手續(xù)；留分院資料室的教學(xué)檔案，檔案留存本分院，將檔案目錄錄入學(xué)院檔案管理系統(tǒng)，由檔案室備案。在歸檔過程中如有疑問，請(qǐng)及時(shí)與學(xué)院檔案室聯(lián)系，我們將隨時(shí)提供幫助，解決歸檔過程中的各種問題，以保證整理歸檔的檔案材料規(guī)范完整。教學(xué)檔案是教學(xué)管理重要組成部分，同時(shí)教學(xué)檔案整理將作為各部門2010年度檔案管理工作考核重要依據(jù)。
聯(lián)系人及電話：
劉金鳳：（辦公內(nèi)線）8121 （手機(jī)短號(hào)）654611
徐 宏：（辦公內(nèi)線）8185 （手機(jī)短號(hào)）667556
現(xiàn)對(duì)立卷歸檔的具體要求提示如下：
一、對(duì)文件材料分類的要求：文件材料要科學(xué)分類、排列有序。我們一般采用：年度分類法+問題。首先將2009學(xué)年度檔案集中，然后再根據(jù)問題特征進(jìn)行分類，不能把不同性質(zhì)問題的文件混在同一類內(nèi)，同一卷內(nèi)的文件可按照時(shí)間順序、文件的連續(xù)性或重要程度排序。
二、對(duì)文件編號(hào)及案卷厚度要求：卷內(nèi)文件要在文件的右上角逐頁(yè)用打號(hào)機(jī)打號(hào)，正反面有字的都應(yīng)編號(hào)，編號(hào)為流水號(hào)而不是以件為單位的編號(hào)；卷內(nèi)文件不宜過厚，一般不應(yīng)超過200頁(yè)，同一性質(zhì)問題的文件材料如果過多，可考慮分為幾個(gè)分卷，但每個(gè)分卷的編號(hào)都是獨(dú)立的而不是連續(xù)的。
三、卷內(nèi)目錄的填寫：要將卷內(nèi)目錄上的各項(xiàng)逐一填寫清楚，卷內(nèi)目錄上的題名項(xiàng)（也就是文件標(biāo)題）原則上要照錄而不能隨意省略。
四、卷末備考表要填寫清楚：（留存分院檔案）卷末備考表的目的是將卷內(nèi)存在的問題標(biāo)注清楚，如果案卷材料沒有問題，立卷人和檢查人簽字即可。立卷人是指負(fù)責(zé)立卷歸檔的具體工作人員，檢查人一項(xiàng)應(yīng)該是各單位負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)簽字的目的是要求領(lǐng)導(dǎo)檢查卷內(nèi)文件的歸檔情況是否完整，如發(fā)現(xiàn)有遺漏及時(shí)補(bǔ)充，簽字的目的是要了解歸檔情況，并對(duì)歸檔材料負(fù)責(zé)。
五、案卷標(biāo)題的擬寫要求：規(guī)范完整、簡(jiǎn)明扼要。案卷標(biāo)題的標(biāo)準(zhǔn)格式“作者+問題+文種”，如“教育部關(guān)于教學(xué)評(píng)估問題的文件”。案卷標(biāo)題不能過于冗長(zhǎng)也不能過于籠統(tǒng)，既要避免造成卷內(nèi)文件內(nèi)容的堆砌，又要避免過于簡(jiǎn)單籠統(tǒng)無實(shí)質(zhì)內(nèi)容，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不應(yīng)超過50個(gè)字。
六、案卷裝訂方面的要求（留存分院檔案）：案卷組好后，在裝訂之前一定要去掉文件上的金屬物（訂書釘、曲別針、大頭針等），案卷的裝訂采用“三孔一線”的方法裝訂，線繩可到檔案室領(lǐng)取，沒有裝訂機(jī)的可到檔案室裝訂。
七、案卷封面的填寫（留存分院檔案）：案卷封面的填寫一般都采用套打或打印后剪貼的方法，標(biāo)題字號(hào)一般用楷體小初或36號(hào)字；如果用手寫，最好是墨筆或者是筆頭較粗一些的黑色簽字筆，字跡要工整、美觀、大方，不得隨意添加、涂改。
八、案卷的移交：各分院在移交檔案時(shí)，一定要制作移交目錄并標(biāo)注移交日期，一式兩份交到檔案室，雙方簽字留底備查。
